用AI加速Excel文档处理:不用AI-2天,使用AI-1小时
今天给大家分享一个我使用AI大模型的实例,AI确实让我有点惊喜,帮我节省了大量时间。我估计如果没有AI,我可能要花1-2天,但找了个AI工具1个小时就搞定了。
我强烈建议大家都积极尝试去应用AI赋能自己,真的能帮你极大的提升效率,完成过去无法完成的事情。
下面我就来讲讲我用AI帮我做了什么,得到了怎样的结果。
我遇到什么难题?
事情是这样,客户给了我一个excel文档,里面是从某个网站上抓取的文章内容,包含标题、正文等。我需要把这些文档维护到客户的一个智能助手的AI知识库中(业内叫RAG,你可以把它理解为一个适用于AI大模型的知识库)。
听起来很简单,貌似只要把这个excel上传就行。但实际上受限于当前的产品功能和技术,如果要完成这件事情,我需要:
1、把excel中每一篇文章单独复制粘贴到记事本中
2、剔除原始内容中包含的html标签,只保留文字内容
3、使用文章标题名称命名和保存每一个文本文件
4、把这些文本文件导入知识库中
如果文档数量少还好,但问题是这个excel中包含了600多篇文档,如果手工一个个复制粘贴,太费时。(如果有excel高手有更高级的办法可以赐教)
人工做太耗时,所以我想到用AI大模型来帮忙。我用的是智谱清言,因为之前拿它做过excel数据统计分析。
使用AI的过程
使用智谱的步骤是这样:
第一步、开启一个对话,直接把原始Excel文件上传到智谱
在对话输入框中选择上传文件
第二步、开始写提示词,告诉AI我要让他帮我做什么,提示词如下:
编辑提示词
接下来就等AI给我返回结果。
AI处理后生成一个下载链接
下载解压后即可看到处理好的文件
当然并非第1次就得到了我想要的结果,中间试了2-3次,基本上每次跑一遍出结果是5分钟左右。主要遇到的问题是:
1、最开始我忘了让AI使用文章标题去命名每个文件,所以我重新加了这一条,让AI重新生成结果;
2、有几次AI运行过程中出错了,没生成文件,多试了2次。
到第4次生成的结果就是我想要的。然后我把文件下载下来检查下,就直接传到知识库中了。前前后后算下来全部完成也就不到1个小时的时间。
我的感受
其实在之前我只预期AI能帮我做一部分工作,我可能自己需要再做一些整理,比如剔除html标签,文件命名。但现在几乎是全自动的100%完成了。当第1次我得到AI直接生产好的文本文件的那一刻,其实我还是挺惊喜的。
现在有这么多大模型,真的非常推荐每个人都有意识的用起来,一旦你遇到难搞耗时的事情,都可以尝试用AI大模型帮忙,哪怕是完成一部分也行。
一旦你开始尝试,你一定能得到惊喜,AI确实能提升你的能力,帮你完成过去难以完成的事情。